Riktlinjer för förbundsstyrelse

Styrelsen leder förbundets verksamhet

Styrelsen sammanträder enligt beslut för styrelsen, på kallelse från förbundets ordförande i samverkan med sekreteraren eller när tre av styrelseledamöterna begär det.

I sitt arbete skall styrelsen:

  • Vara förbundets verkställande organ.
  • Representera förbundet.
  • Förvalta förbundets medel och ansvara för förbundets ekonomi.
  • Förbereda inkomna ärenden och motioner till årsmöte.
  • Vid behov inhämta yttrande från båtklubb-
  • Bestämma tid och plats för årsmöte.
  • Till årsmöte upprätta underlag, bl. a upprätta ekonomisk årsredovisning och budgetförslag.
  • Upprätta berättelse över förbundets verksamhet och snarast efter årsmöte tillsätta verksamhetsansvariga samt kommittéer och arbetsgrupper.
  • Vid behov biträda klubb vid förhandlingar.
  • Vid behov stödja klubbarna vid kontakter med myndigheter.
  • Verka för att fördela arbetsuppgifterna inom styrelsen.
  • Informera om vidtagna åtgärder eller inträffade förändringar inom förbundets verksamhetsområde som är av väsentligt allmänt intresse.
  • I övrigt leda förbundets verksamhet i enlighet med stadgarna och sunt förnuft.

Riktlinjer för arbetsutskottet

Styrelsen utser minst tre ledamöter till ett Arbetsutskott som har till uppgift att förbereda aktuella ärenden inför styrelsemöte. Styrelsen kan delegera andra uppgifter och beslut till Arbetsutskottet i enlighet med stadgan.

Riktlinjer för ordförande i förbundsstyrelse

Förbundets ordförande har i uppgift:

  • Att stimulera till arbete i enlighet med förbundets stadgar och arbetsordning för förbundsstyrelsen.
  • Föra förbundets talan.
  • Tillsammans med kassören teckna förbundets firma i enlighet med stadgan.
  • I samarbete med sekreteraren kalla till allmänna medlemsmöten.
  • Samordna och fördela arbetet inom styrelsen.
  • Ansvara för kallelser och dagordning till styrelsemöte.
  • Leda styrelsens sammanträden.
  • Justera styrelsens protokoll.
  • Tillsammans med övriga styrelseledamöter upprätta förslag till verksamhetsplan.
  • Ansvara för budgetarbetet tillsammans med kassör och styrelse.
  • Ansvara för att erforderliga avtal och försäkringar tecknas och följs.
  • Hålla vice ordförande väl informerad om löpande ärenden.
  • Fortlöpande hålla kontakt med styrelseledamöter.
  • Rådfråga i ärenden där tveksamhet råder.
  • Verkställa övriga beslut som förbundsstyrelsen ålägger ordföranden.

Riktlinjer för vice ordförande i förbunder

Vice ordförande ersätter ordföranden vid förfall. I allmänhet gäller det uppdraget att leda styrelsens sammanträden de gånger då ordföranden inte har möjlighet att närvara,

Om ordföranden avgår under sin mandatperiod får vice ordföranden inträda och fullfölja uppdraget, åtminstone till dess att ordinarie förbundsmöte eller extra sammankallat förbundsmöte valt ny ordförande. När vice ordförande ersätter ordinarie  övertas alla uppgifter inklusive firmatecknare enligt stadgan.

Riktlinjer för sekreterare i förbundet

Förbundets sekreterare har i uppgift att:

  • Förestå förbundets kanslifunktion som kanslichef.
  • Föra protokoll vid förbundets sammanträden.
  • Ansvara för att protokollet justeras av förbundsordförande och därtill utsedd justerare, normalt vice sekreterare.
  • Så snart som möjligt redovisa inkommande post och övriga handlingar som kommer till förbundet, till ordförande och övriga styrelseledamöter.
  • I samråd med ordföranden sköta förbundet korrespondens.
  • I samråd med ordföranden översända kallelser, dagordning och beslutsunderlag till förbundsstyrelsens sammanträden.
  • Anskaffa lokaler för sammanträden och möten.
  • Ansvara för förvaring och arkivering av förbundets handlingar. Utnyttja landsarkivet/Arkivcentrum Syd i Lund.
  • Verkställa övriga beslut som styrelsen ålägger sekreteraren.
  • Snarast efter styrelse- och förbundsmöte insända kopia på förbundshandlingar i enlighet med stadgarna.

Riktlinjer för vice sekreterare

Ersätter sekreteraren vid förfall. I allmänhet gäller uppdraget att föra protokoll vid förbundets sammanträden de gånger då ordinarie sekreterare inte har möjlighet att närvara.Om sekreteraren avgår under sin mandatperiod får den personliga ersättaren inträda och fullfölja uppdraget, åtminstone till dess att ordinarie förbundsmöte eller extra sammankallat förbundsmöte valt ny sekreterare.

Riktlinjer för kassör i förbundet

Förbundets kassör har i uppgift att:

  • Föra förbundets räkenskaper.
  • För förbundets räkning avskilt omhänderta dess tillgångar.
  • I samråd med styrelsen placera medel som icke erfordras för löpande utgifter.
  • Öppna och stänga konton i bank efter styrelsens beslut.
  • Tillsammans med ordföranden teckna organisationens firma i enlighet med stadgan.
  • Om förbundsstyrelsen så beslutar, teckna. Betryggande försäkringar för förbundets egendom.
  • Ansvara för upprättande av budgetförslag för nästa verksamhetsår.
  • Upprätta bokslut vid verksamhetsårets slut.
  • Till styrelsen lämna ekonomisk rapport vid varje styrelsesammanträde.
  • Hålla sig à jour med förbundets medlemsregister.
  • Upprätta förbundets inkomstdeklaration och i förekommande fall inlämna arbetsgivaruppgift.
  • Verkställa övriga beslut som förbundsstyrelsen ålägger kassören.

 Medlemshantering, betalningsrutiner

  • Faktura på medlemsavgift för medlemsklubb baseras på avläsning av resp. klubbs medlemsantal enligt BAS-M vid årsskiftet.
  • De medlemmar som inte finns i BAS-M medlemsregister får inte tidning, försäkring och andra rättigheter.
  • Båtklubbarna kan rätta felaktigheter fram t o m siste januari.
  • Förbundet kan rätta felaktiga medlemsuppgifter fram t o m 15 mars, sedan är medlemsantalet låst.
  • Kassören sammanställer medlemsstatistik för kommande röstlängd och fakturerar båtklubbarna senast 28 februari.

Personlig ersättare för kassören

Ersätter kassören vid förfall. I allmänhet gäller det uppdraget att kunna genomföra nödvändiga transaktioner då ordinarie kassör är indisponibel. Om kassören avgår under sin mandatperiod får den personliga ersättaren inträda och fullfölja uppdraget, åtminstone till dess att ordinarie förbundsmöte eller extra sammankallat förbundsmöte valt ny kassör.

Riktlinjer för revisor i förbundet

Förbundet revisorer har i uppgift att:

  • Upptäcka eller förebygga olagliga eller annars oförsvarliga åtgärder av styrelsen.
  • Kontrollera att styrelsen genomför års- och förbundsmötets beslut.
  • Kontrollera att styrelsen har gjort nödvändiga kalkyler, budget och verksamhetsplan.
  • Kontrollräkna kontantkassan minst en gång per år.
  • Stämma av och kontrollera bank- och postgirotillgodohavanden mot infordrade kontobesked från resp. bank- och postgirokonton minst en gång per år.
  • Kontrollera verifikat mot bokförda uppgifter och beslut.
  • Jämföra bokslutssiffrorna mot den förda dag/kassaboken.
  • Ta reda på hur förbundets äldre redovisningshandlingar arkiveras och förvaras.
  • Noga läsa igenom förbundets alla styrelse- och förbundsmötesprotokoll med bilagor. Finns det andra upprättade tillfälliga protokoll skall även dessa granskas.
  • Kontrollera eventuella försäkringar.
  • Sammanfatta eventuella revisionsanmärkningar i skriftlig formdirekt till förbundsstyrelsen.
  • I revisionsberättelsen omnämna eventuella revisionsanmärkningar som styrelsen ej inom rimlig tid har tillrätta lagt.
  • Klart och otvetydigt uttala sig om ansvarsfrihet tillstyrks för hela styrelsen eller vissa styrelseledamöter.
  • Innan revisionsberättelsen avlämnas vidta de granskningsåtgärder som kan anses erforderliga utöver ovan nämnda granskningsmoment.

Riktlinjer för förtjänstteckennämndens arbete i förbundet

Förbundets förtjänstteckennämnd har i uppgift att:

  • Årligen pröva inkomna förslag på förtjänta personer att tilldelas SkBfs förtjänstmärke i guld.
  • Årligen pröva om någon av SkBfs funktionärer uppfyller kraven för utmärkelsen.
  • Nämnden utses av styrelsen och skall bestå av tre personer.

Riktlinjer för valnämndens arbete i förbundet

Förbundets valnämnd ska:

Till valnämnd bör utses kunniga och erfarna medlemmar. Det är ovanligt att en person i sig förenar alla önskade kunskaper och erfarenheter , men valnämndens ledamöter förutsätts komplettera varandra.

När en valnämnd valts av förbundett års- eller förbundsmöte bör den ha ett sammanträde för att diskutera arbetsordning och rutiner under verksamhetsåret.

Jävsförhållanden

Jäv innebär enligt lagen förbud att delta i handläggning av ärenden som rör mig själv, min familj eller närstående släkting. Därtill finns begreppet delikatessjäv som inträder då närstående till mig, utan släktskap, kan ha, t.ex, ekonomiska fördelar av att ett beslut går i viss riktning. Valnämnden måste iaktta dessa regler och stå helt fri från jäv.

Valnämnden ska på alla sätt sträva efter att rätt person blir vald till rätt uppdrag. Samtliga ledamöter i valnänden ska skaffa sig sådan känedom om uppdragen inom förbundet att de inför förbundsmötet kan motivera sitt ställningstagande beträffande de föreslagna medlemmarna i de olika uppdragen samt även redovisa valnämndens arbete.

Valnämndens uppgift är att:

  • Väl känna till förbundets verksamhet.
  • Ha kunskap om vad de olika uppdragen inom organisationen innebär.
  • Ha bra personkännedom inom den aktiva medlemskadern.
  • Göra upp arbetsordning för kommande valnämndsarbete.
  • Under hela året inskaffa kandidatförslag från medlemmar genom att på olika sätt göra medlemmarna medvetna om valnämndens arbete.
  • Genom styrelseprotokoll och övriga handlingar bilda sig en uppfattning om tidigare innehavares sätt att fullgöra sitt uppdrag.
  • Granska och bedöma inkomna nomineringar.
  • Vid behov inhämta ytterligare förslag och själv ta kontakt med lämpliga kandidater.
  • Samtala personligen med de kandidater som är aktuella för valnämndens förslag – informera om uppgiften
  • Kontrollera att kandidaten har intresse för uppgiften – kontrollera att kandidaten har tid för uppgiften.
  • Senast tio veckor före förbundets årsmöte upprätta förteckning över vilka styrelseposter som är aktuella för val och vilka ledamöter som står i tur att avgå, samt ta kontakt med dessa ledamöter för att höra om de önskar kandidera för ytterligare en mandatperiod. Förteckningen (vallistan) ska också innehålla förslag på personer som är beredda att fylla vakanser efter avgående ledamöter – valnämndens slutgiltiga förslag till val skall delges medlemmarna i samband med kallelse till årsmöte.
  • Informera styrelsen om valnämndens förslag senast sex veckor föra årsmötet.
  • Föredra valnämndens förslag för års- eller förbundsmöten.

Övrigt

  • Före årsmötet bör valnämnden tillfråga någon som är beredd att vara mötesordförande och vid årsmötet föreslå denna person. Vederbörande kan då förbereda sig för uppgiften. Det är lämpligt att valnämnden här samverkar med årsmötesarrangerande båtklubb.
  • Detsamma gäller val av sekreterare, justeringsmän/rösträknare för årsmötesprotokollet, Härigenom undviks onödiga longörer under inledningen. Lämpligen anmäls båda förslagen av valnämndens sammankallande. Det är lämpligt att valnämnden här samverkar med årsmötesarrangerande båtklubb.
  • Valnämnden bör vid sidan av förbundets styrelse vara medveten om sin viktiga roll som övervakare av förbundsstyrelsens verksamhet. Inte bara i samband med val utan även resten av året-
  • Styrelsen skall väl känna till valnämndens sammansättning och, framför allt, vem som är sammankallande.

Kommittéer

Riktlinjer för Barn- och Ungdomskommittén.

  • Skriva en plan till verksamhetsplanen
  • Inventera klubbar som har ungdomsaktivitet
  • Erbjuda samarbete i olika utbildningar
  • Erbjuda utbildningsmaterial
  • Erbjuda arrangemang av utbildningar
  • Skriva en verksamhetsberättelse till Förbundsdagen

Riktlinjer för Hamn- och sjösäkerhetskommittén

Hamn

  • Vara stöd till klubbar i frågor rörande hamnutformning och utrustning i hamnen.
  • Bevaka utvecklingen inom ämnesområdet hamn och sprida löpande information om denna.
  • Bevaka utvecklingen av hamnutrustning, t.ex bottentvättutrustning.

Sjösäkerhet

  • Arbeta för användning av säkerhetsutrustning
  • Följa utvecklingen inom säkerhetsområdet och sprida kunskap om vad som står till buds.
  • Ta framrullande treårsplan för verksamheten.
  • Ta fram verksamhetsberättelse till Förbundsdagen.

Riktlinjer för IT- och informationskommittén

Riktlinjer för Juridikkommittén.

  • Vara ett stöd för föreningar i juridiska frågor
  • Inte sprida vilken klubb som har begärt hjälp såvida inte klubben aktivt väljer det.
  • Ha en god kontakt med SBUs juridiska kommitté
  • Inte komma med rekommendationer som kan göra förbundet ansvarig
  • Skriva verksamhetsberättelse
  • Skriva verksamhetsplan

 

Riktlinjer för Miljökommittén